Unternehmer und Freiberufler haben zwei Möglichkeiten, die Nutzung Ihres Dienstwagens steuermindernd geltend zu machen: die 1-%-Listenpreis-Regelung oder das Fahrtenbuch. Wer richtig Steuern sparen will, nutzt es. Denn der tatsächliche Aufwand liegt in der Regel doppelt so hoch wie die monatliche Abschreibung von 1 %.

Ein Blick auf die Entfernungen, die Selbstständige im Jahr geschäftlich unterwegs, macht es bereits deutlich: 20.000 Kilometer im Jahr sind eine völlig normale Größe, und die ergeben bei jeweils 30 Cent Kilometerpauschale 6.000 Euro. Ein Wagen zum durchschnittlichen Neupreis von 25.893 Euro (2011) ergibt in der veranschlagten Nutzungszeit von 8,4 Jahren per anno lediglich etwas mehr als 3.000 Euro, die in der Steuererklärung aufgeführt werden können. Nur teure Firmenwagen ab 60.000 Euro profitieren von der 1-%-Regelung, und auch nur dann, wenn sie mit einer durchschnittlichen Fahrleistung zu Buche schlagen. Je mehr geschäftliche Kilometer, desto rentabler das Fahrtenbuch.

Voraussetzung ist aber in jedem Fall: der Steuerpflichtige muss es richtig führen.

Buch führen

Eine Fahrtenbuch Vorlage hilft es richtig führen

Immer, wenn das Finanzamt auf Steuern verzichten soll, wird es hellhörig. Deswegen existieren in solchen Bereichen extrem genaue Vorschriften. Nur wenn die Steuerpflichtigen es richtig führen im Sinne des komplett überschaubaren Nachweises ihrer Ausgaben, erkennt es das Finanzamt an. Selbst geringste formale Fehler führen dazu, dass auf die Listenpreis-Regelung zurück gegriffen wird – ein weiteres Indiz dafür, dass es einen Vorteil gegenüber der Steuer darstellen.

Die pingeligen Vorschriften müssen indes keinen schrecken. Jede Vorlage weist die Merkmale aus, mit der eine Fahrt eindeutig dokumentiert wird: Datum, Uhrzeit, Tachostand bei Fahrtantritt und Fahrtende, Ziel und Zweck der Fahrt sowie die Identifikation des Kontaktpartners.

Das Akribische besteht allerdings darin, dass jede einzelne Fahrt mit dem Wagen exakt ausgewiesen werden muss. Ein kleiner Umweg oder ein zweifelhafter Anlass können bereits das „Aus“ für die Anerkennung des Fahrtenbuchs bedeuten.
Wenn jede Fahrt aber genau nach Fahrtenbuch Vorlage eingetragen wird, ist es ein unantastbares Beweismittel.

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Erleichterungen des Gesetzgebers

Letztendlich zeigt des Finanzamt doch ein Einsehen, wenn es sich – wie im geschäftlichen Bereich üblich – um Standardfahrten geht. Die Fahrt zwischen Wohnung und Betriebsstätte mit immer gleich bleibendem Aufwand darf auch als Kurzeintrag geleistet werden. Das Gleiche gilt für Geschäftspartner, die öfter aufgesucht werden. Voraussetzung ist jedoch, dass Start und Ziel bei diesen Fahrten immer identisch sind. Zudem dürfen Kunden- und Anlassnummern verwendet werden. Diese müssen jedoch als Anlage, etwa in Form des Kundenverzeichnisses beigefügt werden.

Private Fahrten müssen nur mit dem entsprechenden Vermerk und dem veränderten Kilometerstand dokumentiert werden.

Vorlage bei Betriebsprüfungen

Das Fahrtenbuch richtig führen heißt auch, Quittungen und Belege zum Dienstwagen als eigenes Konto zu führen. Die Vorlage muss mit diesen Belegen übereinstimmen. Betriebsprüfer sind darauf geeicht, Unstimmigkeiten zwischen der Vorlage und Tankquittungen, Geschäftsessen oder Parkplatztickets herauszufinden. Auch der Benzinverbrauch oder die Kilometerangaben zu einzelnen Zielen dienen dem Finanzamt als Indizien, ein Fahrtenbuch anzuzweifeln.

Das elektronische Fahrtenbuch

Eine Vorlage elektronischer Natur mit GPS-gestützter Positions- und Zeitangabe ist an Beweiskraft nicht zu überbieten. Vor allem enthebt es denjenigen, der es richtig führen will, vom Eintrag der Sparten Datum, Uhrzeit und Strecken. Der Wermutstropfen bei vielen elektronischen Fahrtenbüchern: Zweck und Geschäftspartner müssen nachgetragen werden. Im „Elektronisches Fahrtenbuch Test“ zeigt sich immer wieder, dass der Aufwand bei der Beschränkung auf die GPS-Daten nur unwesentlich sinkt. Effektiver wird das elektronische Fahrtenbuch, wenn es über einen Umschaltmodus zwischen Dienst- und Privatfahrten verfügt sowie bestimmte Positionsdaten einem Geschäftspartner oder einem genau benannten Fahrtziel zuordnen kann.

Elektronisches Fahrtenbuch Test – was leistet die digitale Vorlage?

Ein Ziel erreicht der Elektronisches Test in jedem Falle: die Daten sind absolut authentisch und können in keiner Weise mit den Belegen kollidieren, die sich zu den Fahrten ergeben.

Neben Fahrzeugposition, Datum, Zeit und Geschwindigkeit jedoch sind die Umschaltung auf Privat-, Dienst- oder Arbeitswegmodus, die automatische Zuweisung von Adressdaten entsprechend der aufgezeichneten GPS-Koordinaten und das Einlesen der weiteren Angaben wie Fahrtzwecks oder Geschäftspartner die Elemente, mit denen ein elektronisches Fahrtenbuch den Nachweis ohne weiteres Zutun des Fahrers erledigen kann.

In der Praxis bedeutet das jedoch, trotzdem jede Angabe einzeln eingeben und das Elektronische ständig aktualisieren zu müssen. Das mag über Jahre einen gewissen zeitlichen Vorteil bringen, ist im Aufbau des Systems aber genau so aufwändig wie traditionell das Fahrtenbuch richtig führen.

Erfahrungsberichte zur digitalen Vorlage

Steuerberater stehen der elektronischen Version oft reserviert gegenüber. Sie reagieren damit nicht anders als ein Angestellter des Finanzamts, der sich in ein Datenfeld einlassen muss, dass er nicht gewohnt ist. In der Regel wird verlangt, dass die ausgelesenen Daten so aufbereitet werden, dass sie einer üblichen Vorlage entsprechen bzw. die Nachweise genau so erkennbar wie dort sind.

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